Program Studi : Manajemen Pendidikan Islam (MPI)
Mata Kuliah : Manajemen Perpustakaan
Semester : V (lima)
Dosen Pengampu : AR. Baidhawi
MANAJEMEN PERPUSTAKAAN
A. Pengetian Manajemen Perpustakaan
Manajemen merupakan sebuah proses untuk mengatur sesuatu yang dilakukan oleh sekelompok orang atau organisasi untuk mencapai tujuan tertentu dengan cara bekerja sama memanfaatkan sumber daya yang dimiliki. Tidak ada organisasi yang berjalan tanpa adanya manajemen, baik organisasi, instansi pemerintah, lembaga penelitian, perguruan tinggi, dan perpustakaan. Perpustakaan merupakan organisasi yang berada dalam lingkupan suatu badan, institusi, lembaga atau UPT, yang bergerak dalam bidang jasa layanan, baik secara manual maupun digital. Dalam pengelolaan perpustakaan diperlukan kemampuan manajemen yang baik agar arah kegiatan sesuai dengan tujuan yang diharapkan.
Menurut Ricky W. Griffin Manajemen adalah proses perencanaan, organisasi, koordinasi, dan kontrol pada sumber daya agar tujuan tercapai secara efektif dan efisien. Efektif di sini maksudnya tujuan tercapai sesuai rencana, dan efisien berarti bahwa manajemen dilakukan secara cermat, terorganisir, dan tepat waktu.[1] Manajemen Perpustakaan adalah pengelolaan perpustakaan yang didasarkan kepada teori dan prinsip-prinsip manajemen. Teori manajemen adalah konsep pemikiran atau pendapat yang dikemukanan bagaimana ilmu manajemen untuk diterapkan di dalam suatu organisasi, sementara prinsip-prinsip manajemen adalah dasar atau asas kebenaran yang menjadi pokok dasar pemikiran di dalam manajemen.[2]
Kandungan teori dan prinsip-prinsip manajemen perpustakaan seperti kepemimpinan, penatalaksanaan, pengendalian dan pemanfaatan sumber daya agar mencapai hasil yang maksimal. Manajemen perpustakaan tidak semata-mata berdasarkan teoritis, tetapi yang terpenting adalah bagaimana mengimplementasikan teori tersebut di dalam praktik operasional.
B. Perencanaan Perpustakaan
Perencanaan merupakan proses kegiatan dalam menyusun sasaran dan sumber daya yang diperlukan dalam kurun waktu tertentu sesuai dengan tugas dan fungsi yang ditetapkan untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Menurut SP. Siagian, perencanaan adalah segala proses pemikiran serta perumusan yang mendalam mengenai kegiatan yang akan dilaksanakan pada waktu mendatang untuk meraih tujuan yang ditetapkan. Kemudian menurut Usman, perencanaan adalah aktivitas yang akan dijalankan di waktu mendatang dalam peraihan tujuan yang mencakup berbagai unsur seperti sejumlah aktivitas yang telah ditetapkan, metode dan output yang akan diraih dan terkait periode pencapaian.[3]
Perencanaan perpustakaan dilakukan dengan memproyeksikan pikiran terhadap apa yang ingin dikerjakan, kapan mengerjakannya, siapa yang akan mengerjakan, dan bagaimana pelaksanaan pekerjaan tersebut. Dengan menyusun suatu perencanaan akan diketahui sebelumnya sasaran yang ingin dicapai, memperkirakan masalah yang dihadapi, dan mengembangkan pemecahan masalah tersebut. Dengan menyusun perencanaan maka perpustakaan akan mempunyai tujuan yang jelas, juga memberikan kemudahan dalam melaksanakan pekerjaan.
Kegiatan awal dalam manajemen adalah perencanaan, atau membuat rencana berupa perhitungan dan penentuan tentang apa yang akan dijalankan dalam mencapai tujuan tertentu. Perencanaan bagi organisasi perpustakaan sangatlah penting artinya apa yang akan dikerjakan oleh organisasi perpustakaan sehari-hari dan pada masa yang akan datang bersumber dari perencanaan yang disusun dan disetujui oleh pimpinan. Dalam kaitannya, perencanaan bagi organisasi perpustakaan memiliki fungsi sebagai (a) pedoman untuk mengambil keputusan pada masa yang akan datang; (b) prosedur, metode, dan proses tata kerja dalam menyelesaikan pekerjaan; (c) program kerja dan jadwal pelaksanaan kegiatan secara berurutan; (d) panduan anggaran yang dibutuhkan.
C. Pengorganisasian Perpustakaan
Pengorganisasian adalah fungsi terpenting kedua dalam manajemen. Pengorganisasian adalah proses mengidentifikasi, mengelompokkan, mengorganisir, dan membangun model pembagian kerja untuk mencapai tujuan organisasi. Hasil dari pengorganisasian bukan hanya struktur organisasi, melaikan juga terorganisasinya semua aktivitas sehingga tugas dan fungsi pembagian kerja berjalan dengan baik. Fungsi pengorganisasian sangat menentukan kelancaran pelaksanaan berupa pengaturan lebih lanjut mengenai kekuasaan, pekerjaan, dan tanggung jawabsehingga setiap anggota organisasi mengetahui apa kedudukan, tugas, fungsi, pekerjaan, tanggung jawab, kewajiban, dan hak serta wewenangnya. Pengorganisasian perpustakaan dilaksanakan dengan tahap sebagai berikut: [4]
- Penstrukturan
Penstrukturan atau penentuan kerja sama sebagai hasil analisis pembagian kerja sekurang-kurangnya mencakup dua kegiatan utama, yaitu: (a) pengelompokan tugas dan (b) pembentukan unit serta struktur organisasi.
- Pemilihan dan Penunjukan Staf
Tahapan yang harus dilakukan dalam pemilihan dan penunjukan staf adalah (a)membuat analisis dan perhitungan staf yang diperlukan, baik jumlah maupun kompetensi yang diperlukan; (b) menganalisis dan memperbandingkan kondisi serta mutu pegawai yang sudah ada; (c) melakukan langkah-langkah pengembangan tenaga baru yang diperlukan; (d) menyiapkan staf yang akan dipakai melalui pelatihan sesuai dengan kebutuhan; (e) menyiapkan surat penugasan/surat keputusan tentang penempatan para staf.
- Kepala Unit Kerja
Kepala unit kerja di dalam perpustakaan pada dasarnya menyangkut pengelolaan aspek administrasi sumberdaya keuangan, kepegawaian, gedung atau ruanga, serta perlengkapan dan peralatan.
D. Koordinasi Perpustakaan
Menurut Jene D. Mooney, koordinasi ialahpencapaian usaha kelompok secara teratur dan kesatuan tindakan di dalam mencapai tujuan bersama. [5] Kemudian cirri koordinasi meliputi (a) Tanggung jawab koodinasi terletak pada pimpinan. Oleh karena itu, keberhasilan organisasi bergantung pada kecakapan seorang pimpinan dalam pelaksanaan tugas dan tanggung jawabnya. (b) Koordinasi adalah suatu usaha kerja sama. Dikatakan demikian karena kerjasama merupakan syarat mutlak terselenggaranya koordinasi dengan baik. (c) Koordinasi adalah proses yang terus-menerus atau berkesinambungan untuk mencapai tujuan organisasi. (d) Adanya pengaturan usaha kelompok secara teratur karena koordinasi adalah konsep yang diterapkan di dalam kelompok untuk mencapai tujuan bersama. (e) Konsep kesatuan tindakan. Kesatuan tindakan inti dari koordinasi. Hal ini berarti bahwa pimpinan harus mengatur setiap kegiatan individu sehingga untuk memperoleh keserasian di dalam mencapai hasil bersama.
Kemudian yang menjadi fungsi koordinasi perpustakaan adalah (a) koordinasi merupakan salah satu fungsi manajemen di dalam perpustakaan; (b) koordinasi merupakan usaha untuk menjamin kelancaran mekanisme prosedur kerja; (c) koordinasi merupakan usaha yang mengarahkan dan menyatukan kegiatan dari satuan kerja organisai agar bergerak sebagai kesatuan yang bulat dalam melaksanakan seluruh tugas organisasi untuk mencapai tujuan bersama; (d) koordinasi merupakan faktor dominan yang perlu diperhatikan bagi kelangsungan hidup organisasi.
E. Pengawasan
Pengawasan merupakan fungsi terakhir dalam proses manajemen perpustakaan. Pada pokoknya pengawasan adalah kegiatan yang membandingkan atau mengukur apa yang sedang atau sudah dilaksanakan dengan criteria, norma-norma, standar, atau rencana-rencana yang sudah ditetapkan sebelumnya.[6] Pengawasan atau control yang dilaksanakan pada perpustakaan yaitu untuk mengetahu:
- Apakah semua kegiatan telah dapat berjalan sesuai dengan rencana yang ditetapkan.
- Apakah di dalam pelaksanaan terjadi hambatan, kesulitan, kelemahan, dan lain sebaginya.
- Untuk mengetahi secara dini hal-hal yang menyebabkan timbulnya masalah.
- Untuk mencegah terjadinya kegagalan di alam organisasi perpustakaan.
- Untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas organisasi perpustakaan.
Pengawasan dapat dilakukan dengan cara meminta laporan atas hasil pelaksanaan kegiatan dan mencocokkan dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya. Hasil atas mekanisme pengawasan merupakan bahan untuk merumuskan keputusan dan tindakan dalam bentuk perencanaan kembali.
Daftar Referensi:
[1] Dina Amalia. Pengertian, Fungsi, dan Unsur-Unsur Manajemen, https://www.jurnal.id/id/blog/pengertian-fungsi-dan-unsur-manajemen/. Akses 11 April 2019.
[2] Sutarno NS. Manajemen Perpustakaan: Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta: Sagung Seto, 2018. Hal 20.
[3] Pengertian Perencanaan Manajemen Dalam Organisasi. https://jurnalmanajemen.com/pengertian-perencanaan/. Akses 11 April 2019.
[4] Hartono. Dasar-dasar Manajemen Perpustakaan: Dari Masa Ke Masa. Malang: UIN-Maliki Press, 2015. Hal 33.
[5] Hartono. Dasar-dasar Manajemen Perpustakaan: Dari Masa Ke Masa. Malang….. Hal 35.
[6] Sutarno NS. Manajemen Perpustakaan: Suatu Pendekatan Praktik….. Hal 155.
Priyono Darmanto. Manajemen Perpustakaan. Jakarta: Bumi Aksara, 2018.